Napjainkban számtalan futárszolgálat szolgáltatásai és csomagfeladási módjai közül válogathatunk. Legyen szó kis- és nagyméretű, törékeny vagy sérülékeny csomagokról, amiket a belföldi csomagfeladási módok mellett egyszerűen feladhatunk a világ bármely pontjára. Csomagjaink problémamentes feladásához és kiszállításához kiemelten fontos a futárszolgálat megfelelő szolgáltatásának kiválasztása. De kiemelten lényeges az is, hogy miután odafigyeltünk a megfelelő csomagolásra, figyeljünk a pontos csomagcímzésre is!
Egyszerűnek tűnhet a folyamat, azonban gyakran előfordul, hogy a rossz címzés miatt csak késve, vagy ritka esetekben egyáltalán nem érkezik meg az adott csomag a címzetthez.Ebben a bejegyzésben összeszedtünk minden olyan fontos információt és tanácsot, amit betartva biztosan nem ütközöl majd akadályba a csomagfeladási folyamat során!
A csomagok címzésének alfája és omegája
Ha a csomagküldési folyamathoz már kiválasztottad a csomagnak megfelelő körülményeket, a futárcégek által ajánlott csomagolási mód szerint összekészítetted és becsomagoltad, akkor már csak egy dolgod van. Meg kell adnod egy pontos csomagcímzést. Ez elengedhetetlen része a csomagküldési folyamatnak, mivel enélkül a futárok nem tudják kézbesíteni a feladott küldeményeket. Minden esetben nagyon fontos utánanézni annak, hogy az adott futárszolgálatnál milyen eljárás van érvényben a pontos címzésre vonatkozóan!
A megfelelő címzéshez, címkézéshez belföldi csomagküldésnél általánosan olyan adatok szükségesek, a címzett nevén (vagy cégnéven) kívül, mint az
- elérhetőség (e-mail cím és telefonszám)
- célország,
- irányítószám,
- város,
- közterület neve és jellege (utca, tér, út, stb.),
- ház-, emelet- és ajtószám.
Egyes esetekben a futárszolgálatok, az online csomagrendelések feladása során megadott adatok felhasználásával, automatikusan generálnak egy címkét, amit gyakran a futár ragaszt rá a csomagra a csomagfelvételnél. Ez általánosantartalmazza a csomag egyedi azonosítószámát és a vonalkódot is (például a GLS és a DPD esetében is ez tapasztalható). Vannak olyan szolgáltatások is, például a magyar posta szolgáltatásai között, ahol kézzel írott/nyomatott címkére van szükség. Itt fontos figyelni arra, hogy ugyanolyan nagyságúak legyenek a betűk, ne használjunk kiemelést, aláhúzást, illetve fontos az is, hogy olvasható legyen a címzés.
Dobozok esetében fontos, hogy a csomagcímke a doboz legnagyobb felületén legyen (az oldalára vagy tetejére ragasztva), hogy a megfelelő csomagolásra kerüljön rá és hogy jól azonosítható, olvasható (kézzel írott formánál kifejezetten fontos) legyen. Fontos a csomagról eltávolítani minden régi címkét, illetve jelölést is. A címkét soha ne ragasszuk a ragasztásra! Érdemes biztosra menni, az UPS javaslata alapján, és egy másolatcímkét is helyezni a csomag belsejébe. Levélküldemények, dokumentum jellegű küldemények esetében a ragasztással ellentétes oldalra kell a csomag címzést felírni.
Több csomag feladása során, cégenként eltérő lehet a csomagfeladási eljárás, a GLS-nél például ha több csomagot küldenél egy címre, úgy nem szabad őket összeragasztani, pántolni, mivel ebben az esetben a csomagokat szinte mindig külön kell csomagolni. Amennyiben rosszul van megcímezve a feladni kívánt csomag, úgy szinte biztosan nem fog megérkezni a címzetthez, akár többszöri kiszállítási próbálkozás ellenére sem, így pedig visszaszállítják a csomagot a feladónak, akinek ilyen esetekben nincs lehetősége reklamációt tenni, illetve díjvisszatérítés sem történik a részére.
A belföldi csomag címzés szabályai
Amennyiben belföldre szeretnél csomagot címezni, a magyar posta levél-, és csomagfeladási eljárása alapján, akkor itt egy kis segítség. Összeszedtük a csomagcímzés további szabályait és a megfelelő címzési sorrendet. Fontos, hogy az adatok a lehető legpontosabban és legrészletesebben szerepeljenek a csomagon és az egyéb dokumentumokon (pl. feladóvevény) is.
A Magyar Posta Zrt. belföldi magyar postai levél-, és csomag feladása esetén a csomagcímzés helyes sorrendjét az alábbi módon kell megadni:
- Címzett neve, elnevezése
- Rendeltetési hely (településnév), adott esetben kerület megnevezésével,
- Címhely (A közterület nevét és jellegét, házszámot, épületet, lépcsőház számát, emeletet, ajtót és egyes esetekben helyrajzi számot kell megadni.)
- Irányítószám
Ezek a sorrendi követelmények általánosan megegyeznek a futárcégekével is, de minden esetben érdemes megnézni a részletes címzési leírásokat és útmutatókat! A magyar posta címzési papírja mellé, a csomagok kísérőleveleként, úgynevezett feladóvevényt is ki kell tölteni. A dokumentum kitöltésekor a címzetti adatoknak teljes mértékben egyeznie kell a csomagon szereplőkével, illetve be kell jelölni a csomagra vonatkozó jellemzőket is. Ilyenek például, ha a csomagunk törékeny vagy terjedelmes, illetve jelezni lehet azt is, ha házhoz kérjük a csomag kézbesítését. A csomag értékét általában nem fontos feltüntetni.
Fontos, hogy a címzett adatain kívül, a feladó adatai is szerepeljenek a címzésben, mivel, ha a csomagcímzés nem volt pontos, úgy a futárszolgálatnak vissza kell szállítania a csomagot a feladónak. A fuvarleveleket/csomagcímkéket legtöbb esetben az adott futárcég online felülete automatikusan generálja, gyakran e-mail formájában továbbítják, és ezt nyomtatott formában kell a csomagra illeszteni, ragasztani a megfelelő módon. Amennyiben csomagponton/csomagpontra szeretnél csomagot feladni, úgy az eljárás nem változik sokban, viszont a felvételi és/vagy kiszállítási helyszínként a csomagpont pontos címét kell megadnod.
Erre figyelj nemzetközi csomag címzés esetén
A nemzetközi csomag címzés részben eltérő a belföldi csomagfeladáshoz képest, mivel bizonyos csomagküldő cégek másfajta eljárásokat alkalmazhatnak a küldemények kezelésénél. Ilyenek a vámolással kapcsolatos szabályozások, az országonként eltérő nemzetközi export tilalmak, illetve az egyéb extraköltségek – például a Magyar Postánál maximum 2 kg-os súlyhatárig feladható levelek elsőbbségi, ajánlott, tértivevényi levelek postázása. Amennyiben a csomagküldő cégek nem generálnak automatikusan csomagcímkét, úgy nemzetközi levél-, csomagküldés esetén mindig érdemes megnézni a célország címformátumát! A fuvarlevelet a csomag, címzett, feladó részletes adatainak megadásával általában a fuvarcégek készítik, ezt csak rá kell ragasztani a csomagra.
A helyes címzés gyakorlati szemléltetésére nézzük meg, hogy a Magyar Posta nemzetközi levél, csomag feladása során mi helyes címzés sorrendje:
- Címzett pontos neve, elnevezése
- Címhely (közterület neve, házszám, ha van a lépcsőház száma, emelet és ajtószám)
- Címhely irányítószáma, a rendeltetési hellyel egy sorban,
- Rendeltetési ország neve (elsődlegesen magyarul, de érdemes angolul is ráírni)
A pontos címzésre vonatkozóan cégenként eltérő módokkal találkozhatsz, így egyes esetekben előfordulhat, hogy az adott futárcég saját csomagcímzését kell alkalmazni csomagfeladáskor. Ilyenkor nem szükséges a helyes címzési sorrenden gondolkodnod, mivel ezt automatikusan elkészíti neked az adott oldal algoritmusa.
Kiegészítő szolgáltatások, hasznos információk
Amennyiben szeretnéd tudni, hogy a kiszállítási fázis jelenleg milyen státuszban van, úgy használd az általában mindegyik cégnél ingyenesen, vagy szolgáltatási csomagba épített, csomaglekérdezési, nyomkövetési funkciót. Szinte mindegyik csomagküldő cég szolgáltatásai között elérhető a feladott csomag valós idejű nyomon követése, ehhez általában elegendő az adott cég online felületén beírni a csomag egyedi azonosítószámát.
Amennyiben értékes küldeményt szeretnél feladni nemzetközi csomagküldéssel, úgy érdemes utánajárni, hogy milyen biztosítások elérhetőek az adott vállalatnál. A Magyar Postánál például pluszköltség alapján lehet kérvényezni a csomag értéknyilvántartását. Ha törékeny csomag feladását tervezed, úgy nagyon fontos, hogy miután kellő odafigyelést fordítottál a megfelelő csomagolásra, a csomagon valamilyen formában (matrica, filctoll, stb.) feltüntesd, hogy a küldeményed törékeny. Ez belföldi csomagok esetében a „törékeny”, nemzetközi csomagok esetében pedig a „fragile” csomagra felragasztott jelzést jelenti.
A különböző csomagtípusok megfelelő címzése egy nagyon fontos zárólépése a csomagfeladási folyamatnak, mielőtt a küldemény még a futárhoz kerülne. Így kiemelten fontos, hogy alaposan odafigyelj és utánajárj a cégenként eltérő csomag címzési módoknak belföldi/nemzetközi csomagküldés esetén!
Számunkra a Fuvar.hu-nál fontos, hogy az Ügyfeleink mindig a lehető legjobb szolgáltatásokban részesüljenek csomagjaik szállításának tekintetében, így amennyiben környezetbarát módon szeretnéd csomagjaid szállítását igényelni vállalkozóként vagy magánszemélyként, a szolgálatásainkról részletesen itt olvashatsz. Ha pedig további hasznos tanácsokról, érdekességekről olvasnál, látogasd meg a blogunkat!
Szöveg: Reitmesz Kornél, fotó: Unsplash