Miért nem létezhet szállítmányozás fuvarlevél nélkül?

A logisztika egyik legfontosabb fogalma a fuvarlevél, amelynek megléte a szállítmányozás egyik alapeleme. Ez a dokumentum rögzíti a fuvarozáshoz köthető adatokat, illetve leírja a szállítandó áru jellemzőit is. Cikkünkben különbséget teszünk a fuvarlevél és a többi szállítmányozásban szerepet betöltő dokumentum között, illetve bemutatjuk a kitöltésére és a helyes alkalmazására vonatkozó szabályokat is.

Ismertetjük továbbá a vasúti, folyami és légi fuvarlevelek sajátosságait, valamint körbejárjuk a szállítmányozáshoz tartozó modern dokumentáció kezelési megoldásokat is.

Fuvarlevél vagy menetlevél?

Az áruszállításhoz köthető fogalmak között sokszor találkozhatunk egymáshoz nagyon hasonló kifejezésekkel. Nincs ez másképp a fuvarlevél és a menetlevél esetében sem. Ez a két, a szakmához köthető dokumentum elsőre bár hasonlónak tűnhet egymáshoz, azonban funkciójukban és az árumozgatásban betöltött szerepük szerint mégis fontos különbségek fedezhetőek fel közöttük.

A menetlevél használatát Magyarországon rendelet írja elő. A szabályozás értelmében menetlevelet kell vezetnie minden üzletszerűen áru- és személyszállítást végző jármű sofőrjének, így tehát például a kisteherautóknak és a buszoknak is. A menetlevélnek tartalmaznia kell a jármű üzemben tartójának nevét és székhelyét, a sofőr nevét, a jármű rendszámát, telephelyét, a rakományra vonatkozó adatokat, továbbá az indulás és az érkezés időpontját és végezetül a kilométeróra állását is.   

A menetlevél továbbá szigorú számadású dokumentumnak minősül, amely a gyakorlatban azt jelenti, hogy mint egy számlát, meg kell őriznie a szállításban érintett minden félnek. A menetlevelet a jármű üzembentartója, vagy annak sofőrje állítja ki és eseményszerűen vezeti is, tehát fel kell benne tüntetni minden előre nem tervezett megállót, vagy pihenőt is.

A fuvarlevél legfontosabb jellemzői a menetlevéllel szemben, hogy azt a szállítást végző cég számára állítja ki a megbízó és a szállítandó áruról szolgáltat információkat. A fuvarlevél egyfajta szerződésként funkcionál a megrendelő és a szállító között, míg a menetlevél az áruszállítást végző járműhöz köthető adminisztrációban játszik fontos szerepet. Így tehát mindkét dokumentum szerves részét képezi a szállításnak, mégis eltérő funkcióval bírnak, amelyet a hatályos jogszabályok és rendeletek is szabályoznak.

Az áruszállítás legfontosabb okmánya: a fuvarlevél

Az áruszállítás és átvétel létrejöttét igazoló szerződés a fuvarlevél, amely a fuvarozó és a fuvaroztató között jön létre. Az árufuvarozás egyik legfontosabb dokumentuma, kitöltésének módját és a benne kötelezően feltüntetendő információkat rendelettel szabályozzák. A fuvarlevél mellet továbbá kiemelten fontos dokumentum a rakományjegyzék, amely a fuvarozó járműbe berakott áruról készített összesítő. A pontosan kitöltött rakományjegyzék azokban az esetekben tölt be létfontosságú szerepet, amikor az áruszállítás során a fuvarozó több feladó áruját szállítja egyszerre a rakterében. A szállítás folyamatát a felsoroltakon kívül még kísérhetik különféle egyéb számlák, engedélyek és vámpapírok is.

Legfontosabb tudnivalók a CMR fuvarlevélről: kitöltés és használat 

A CMR a nemzetközi árufuvarozást szabályozó egyezmény, amelyhez Magyarország is csatlakozott az 1970-es években. Ez a dokumentum biztosítja az áruszállításra vonatkozó egységes jogi szabályozást, tisztázza a fuvarozáshoz szükséges dokumentumok kiállításának rendjét, a felelősségi köröket, illetve meghatározza az árumozgatásra vonatkozó előírásokat. Habár az egyezmény által szabályozott CMR fuvarlevélre csak nemzetközi szállítmányozás esetén lenne szükség, a fuvarozási szakma a belföldi áruszállítások során is előszerettel használja az ilyen típusú fuvarleveleket.

Az áruszállítás kulcsfontosságú adatai

A szállítás megkezdése előtt a fuvarlevél három példányban kerül kitöltésre (egy a megrendelőhöz, egy a fuvarozóhoz, egy pedig a rakományhoz kerül), amelyeket mind a feladó, mind a szállítmányozó aláírásával hitelesít. Ha egy raktérben egyszerre többféle áru kerül szállításra, úgy a felek kérhetnek árutípusonként is külön fuvarlevelet, vagy egy összesítő rakományjegyzéket.

A fuvarlevélnek minden esetben tartalmaznia kell a kiállítás helyét és idejét, a feladó és a fuvarozó nevét és címét, az áru átvételének helyét, illetve időpontját, a címzett nevét és címét, az ár megnevezését, a csomagolás minőségét, a szállítandó áruk sorszámát, súlyát, vagy egyéb mennyiségi megnevezését, a fuvarozás díját, és végezetül külföldi fuvarozás esetén a vámhoz tartozó dokumentumokat.

Ezen adatok pontos és hiánytalan kitöltése kiemelten fontos, ugyanis a fuvarlevélben feltüntettek szerint történik meg az esetleges kár és más egyéb problémás esetek utáni elszámolás a felek között. A fuvarlevél ennek megfelelően tehát a fuvarozási szerződés lenyomataként szolgál, mely által a szerződő felek aláírásukkal hitelesítik az áruszállítás létrejöttét. Amennyiben bármelyik félnek kifogása van az átvett áruval kapcsolatban (például sérült rakomány esetén), azt a fuvarlevél mellékleteként kell feltüntetni.       

A szállítási folyamat egyik utolsó lépése szintén a fuvarlevéllel zárul. Amint az áru megérkezik a címzetthez és az átadásra kerül a szállító által, úgy a speditőr procedúra a fuvarlevél kézbesítésével ér véget.

Vasúti, folyami és légi fuvarlevél

Habár Európában az áruszállítás jelentős része közúton történik, a fuvarlevél a szállítmányozás többi ágában is kitüntetett szerepet tölt be.

A vasúti fuvarleveleket több dokumentum is kiegészíti. Ilyen irat például a vasúti kocsik megrendelője, vagy az egyéb idekapcsolódó kereskedelmi számlák és vámhoz köthető okmányok.

Vízen történő szállítás esetében egyedinek számít a hajórakjegy fogalma, ami gyakorlatban a fuvarlevél folyami szállításra átültetett fajtája, külön a célnak megfelelően létrehozott terminusokkal, szabályozási, valamint eljárási renddel.

A légi úton történő fuvarozás különleges szabálya, hogy a repülővel történő szállítás esetén minden egyes árunak külön fuvarlevelet kell készíteni.

Az egyes szállítási módokra vonatkozó szabályokat több rendelet, illetve nemzetközi egyezmény befolyásolja, azonban általánosságban elmondható, hogy a fuvarlevél funkciója minden fuvarozási technikánál hasonló.

Digitális megoldások a fuvarlevelek adminisztrációjában

A fuvarlevelek és a hozzátartozó kiegészítő dokumentumok elkészítése, illetve pontos kitöltése jelentős adminisztrációs terheket ró a szállítmányozásban érintett felekre. Szerencsére a technika fejlődésének hála, ezen iratok szerkesztése és hitelesítése egyre könnyebbé válik. Az elektronikus aláírás mára már a legtöbb országban jogilag egyenértékűvé vált a papíralapú aláírással, így megnyílt a kapu a digitális úton történő fuvar dokumentáció kezelés előtt.

A papír alapú fuvarlevelek elektronikus térbe való átültetésével nemcsak idő takarítható meg, hanem a vállalatok jelentős költségcsökkentést is elérhetnek az adminisztrációs területeken. A sofőrök továbbá a szállítás végeztével könnyen hitelesíthetik a szükséges dokumentumokat egy okos készülék segítségével, amely eljuttattja az elkészült a papírokat a megfelelő helyekre, így komoly lehetőséget biztosítva a különböző automatizációs megoldások alkalmazására. Az elektronikus fuvarlevél használata lehetővé teszi a fuvarozást végző cégek számára a könnyű adatkezelést és archiválást, továbbá növeli az átláthatóságot és megkönnyíti az egyes adatok visszakövethetőségét és kereshetőségét. A számlázás és a szállítás visszaigazolásának egyszerűsödésével pedig az egész folyamat még tovább gyorsítható.

A logisztikában tehát megállíthatatlan a technológia fejlődése, a legújabb rendszerek és a legkülönfélébb megoldások alkalmazásával egyre nagyobb hatékonyság érhető el a költségek folyamatos csökkentése mellett. Mind megrendelőként, mind pedig feladóként érdemes lehet olyan fuvarozási eljárásokban jártas céget választani, amely elkötelezett a modern szállítási megoldások mellett.