Az online csomagkövetés elterjedése teljesen felforgatta a csomagküldés piacát, új felületet nyitva a futárszolgálatok számára, amelyen hatékonyan tudnak kapcsolatba lépni ügyfeleikkel és tájékoztatni tudják őket megrendeléseik állapotáról.
A felhasználók számára kényelmes és megbízható rendszereknek köszönhetően a szállító és ügyfél közötti kapcsolat egy új szintre lépett. A folyamatos értesítésrendszereknek köszönhetően a házhoz szállítás piaca kinyílt, ezáltal erős versenyt létrehozva, ugyanis a felhasználók részéről elvárás lett a napra, sőt, a percre pontos nyomkövethetőség.
Milyen elven működnek?
A gördülékeny online vásárlási élmény egyik alapfeltétele lett az ügyfél által rendelt csomag minél hamarabbi kiszállítása. Manapság a legtöbb e-kereskedelemmel foglalkozó cég ezt a feladatot profi futárszolgálatokra és kézbesítőkre bízza. Ezen szolgáltatók saját csomagkövetési rendszerrel rendelkeznek, amelyek bár összetettségükben eltérhetnek egymástól, működési elveikben hasonlítanak.
A csomag nyilvántartó rendszerek többféleképpen működnek, attól függően, hogy mennyi és milyen részletességű információt kívánnak megosztani az ügyfelekkel. A legegyszerűbb módja a nyomkövetésnek, amikor a megbízó cég alkalmazottai manuálisan frissítik a csomag állapotát. Ez általában a legalapvetőbb részfolyamatokat érinti, mint például amikor az áru csomagolás, vagy szállítás alatt van. Ezek az információk kerülnek át a futárcég adatbázisába, . Az ügyfelek ezáltal a megrendelt árujukról egy átfogó képet kaphatnak rendelésükről, Azonban az ilyen rendszereknek nagy hátránya, hogy nem képesek a ma már egyre inkább elvárt pontos nyomkövetésre és az egyes szállítási folyamatok részletes leírására.
Az összetettebb nyomon követési rendszerek felépítése ennél jóval bonyolultabb. Bár elvi szinten nagyon hasonlóan működnek az egyszerűbb rendszerekhez viszonyítva, ezeknél a rendszereknél már jóval szorosabb a futárcég és az árut biztosító cég közötti együttműködés. A közelebbi kapcsolatnak köszönhetően a kiszállítási folyamatban lehetőség van olyan kényelmi szolgáltatások bevezetésére, amelyek tovább növelhetik az ügyfelek elégedettségét. Ilyen funkció például a szállítás egyes fázisainak pontos követése és leírása, illetve a kiszállítás időpontjának rugalmas kezelése. Az ilyen típusú rendszerekkel lehetőség nyílik arra, hogy a kézbesítés folyamatai valós időben frissüljenek, illetve ha az ügyfélnek igénye van rá, valós időben meg is változzanak. Így ha a megrendelő csupán a nap bizonyos szakaszában tudja átvenni a csomagot, ezzel a rendszerrel ezt fennakadás nélkül megteheti. Egy további lényeges előnye az összetett csomagkövető rendszereknek, hogy mivel az adatok folyamatosan frissülnek az adatbázisok közt, így ha a kiszállítás címe, vagy időpontja valamilyen okból megváltozik, a szállításban résztvevő összes érintett azonnal értesül róla.
A csomagszállítás és követés egyik legfontosabb lényegi eleme a küldeményeken található vonalkód. A csomagkövetési rendszer összetettségétől függetlenül ez a címke mindegyik kiszállításra váró csomagra felkerül. A vonalkódos rendszer a szállítással járó adminisztrációt jelentősen megkönnyíti, hiszen amint változás áll be a csomag állapotában, elég csak a vonalkódját beszkennelni ahhoz, hogy létrejöjjön a kapcsolat a futár és a különböző szállításhoz köthető adatbázisok között. Ezzel a digitális megoldással csökkenthető az emberi hiba lehetősége, ugyanis a küldemények regisztrációját és a vonalkódok kiállítását számítógépek végzik.
Szállítás közben általában ezzel a vonalkódszámmal tudja az ügyfél nyomon követni a futárcég honlapján, hogy éppen mi történik a csomagjával. Ez a rendszer összetettségétől függően manuálisan vagy automatikusan frissül, azonban, ha a csomaghoz kód rendelkezik, úgy valamilyen státuszt mindenképp lekérdezhet a csomagját váró személy. A vonalkódos rendszerek alkalmazásával jelentősen csökkent az elveszett csomagok száma és mivel a címzett néhány kattintás után tájékozódhat küldeménye állapotáról, ezért a kézbesítéssel kapcsolatos stresszhelyzetek is gyakorlatilag megszűntek.
A csomagkövető rendszerek fejlődése azonban továbbra is folyamatos fejlődés alatt van. Az, új technológiai megoldásoknak köszönhetően egyre kifinomultabbá válnak, így segítve mind a forgalmazót, a szállítót és az ügyfelet, hogy a lehető legmagasabb színvonalú szolgáltatáshoz jusson.
Nyomkövetés a gyakorlatban – raktártól az ügyfélig
A csomagfigyelő rendszerek elsődleges célja, hogy információkat nyújtsanak az ügyfeleknek a csomag útvonalának részleteiről, a kézbesítés állapotáról és a szállítás idejéről. A kiszállítás és a nyomon követés folyamata több lépcsőből épül fel, ezek összetettsége a rendszerek bonyolultságától függően változhat, azonban alapjaiban nagyon hasonlóak egymáshoz.
A csomagokhoz tartozó vonalkód generálása, amely a kézbesítéshez tartozó leglényegesebb információkat tartalmazza, a szállítási lépcső legelső lépése. A csomaghoz tartozó szám és betűkombinációk általában a következő információkat tartalmazzák: a csomag típusát, a feladó címét, a kézbesítési címet és elérhetőségeit.
A futárcég a vonalkód segítségével ezeket az adatokat feltölti a rendszerébe. Ezt követően a megrendelő nyomon követheti a csomag helyzetét a számsor segítségével. A feladási és a kézbesítési hely távolságától függően a fuvarozó cég átszállítja a küldeményt a címzetthez legközelebb eső telephelyére. Itt, csakúgy, mint eddig minden részfolyamat után, ismét szkennelés és adatfrissítés következik. A szállítás ezen szakaszában az ügyfél legtöbbször már látja, hogy pontosan mikor kerül kiszállításra a csomagja, így, ha esetleg az időpont nem megfelelő neki, még időben tájékoztathatja erről a futárszolgálatot.
A nyomkövetés folyamata végül a kiszállítással zárul. Amint a címzett kézhez kapta csomagját, a csomagkövető rendszer még egyszer utoljára frissül és sikeres szállítás esetén a procedúra lezárul.
A csomag követés egyre nagyobb szerepe az e-kereskedelemben
Az e-kereskedelem kikerülhetetlen része a házhoz szállítás, így jelentős ügyféligény a csomagok nyomon követésének biztosítása is. Az ügyfelek elégedettsége érdekében kiemelten fontos a megfelelő tájékoztatás és információ nyújtás, legyen szó a vásárlói élmény során keletkező bármilyen apró folyamatról.
Egy csomagkövetési rendszer bevezetésével jelentősen visszaeshetnek a szállítással kapcsolatos ügyfélszolgálati kérdések és panaszok kezelése miatt keletkező plusz költségek. A nyomkövetésnek hála az ügyfél mindig pontos tájékoztatást kap csomagja állapotáról, illetve, ha mégis probléma merülne fel a kézbesítés során, a rendszerben könnyen visszakereshető, hogy pontosan mi történt a megrendelt áruval.
Az internetes vásárlások során az ügyfelek részéről a csomagkövetésre vonatkozó igény elég magas, sőt szinte már alap szolgáltatásként tekintenek rá. Az egyre kiélezettebb e-kereskedelmi versenyben a vásárlók szükségleteinek megfelelő kielégítése akár sorsdöntő is lehet egy internetes eladásokkal foglalkozó vállalkozásnak, így egy olyan profi futárszolgálat alkalmazása, amely képes ezeket az igényeket kielégíteni, garantáltan megtérülhet.
Amennyiben az ügyfelek bármikor részletes tájékoztatást kérhetnek csomagjuk állapotáról, sokkal nyugodtabban, türelmesebben, elégedettebben és jóval nagyobb bizalommal állnak majd az ezt biztosító cégek felé. Ez pedig arra is ösztönözhetik az ügyfeleket, hogy később is visszatérjenek az adott webshopba, illetve a pozitív élményeiknek köszönhetően, ajánlják másoknak is.
A csomagkövetés alkalmazásával a vállalkozások pénzt, időt és energiát spórolhatnak, valamint könnyebbé tehetik a szállítási folyamataikat. Az ügyfelek pedig a gyors és pontos tájékoztatás, illetve az extra kényelmi funkciók következtében jóval elégedettebbek lesznek a csomagkövetést biztosító vállalkozásokkal. A versenyképes e-kereskedelemben megkerülhetetlen változó lett a magas minőségű szállítás és a hozzá kapcsolódó szolgáltatások megléte, amelyek alkalmazásával minden vállalkozás csak nyerhet.